E-rēķini ir viens no pēdējo gadu aktuālākajiem tematiem grāmatvežu, uzņēmēju un finanšu speciālistu vidū. Un ne velti - sākotnēji normatīvo aktu izmaiņas paredzēja, ka strukturēto e-rēķinu ieviešana uzņēmumu savstarpējos darījumos būs obligāta jau no 2026. gada. Tomēr dzīve ieviesa savas korekcijas, un e-rēķinu obligāta izmantošana B2B darījumos tika pārcelta uz 2028. gadu. No vienas puses, šis lēmums daudziem uzņēmumiem ir devis papildu laiku sagatavoties. No otras puses, tas nenozīmē, ka par e-rēķiniem var aizmirst līdz 2028.gada 1.janvārim. Tieši pretēji - uzņēmumiem, pašnodarbinātajiem, biedrībām un citiem saimnieciskās darbības veicējiem šis pārejas periods būtu jāizmanto, lai sakārtotu iekšējos procesus, pārskatītu rēķinu apriti un saprastu, kā praktiski notiks strukturēto e-rēķinu izrakstīšana, saņemšana un nosūtīšana.

Kas ir e-rēķins?

E-rēķins nav vienkārši PDF formāta rēķins, kas nosūtīts e-pastā. Tā ir viena no biežākajām kļūdām, ar ko uzņēmēji sastopas, runājot par e-rēķiniem. Strukturēts e-rēķins ir elektronisks rēķins, kas sagatavots noteiktā datu formātā, lai to varētu automātiski apstrādāt grāmatvedības vai finanšu vadības sistēmās. Tas nozīmē, ka rēķina informācija nav manuāli jāpārraksta no viena dokumenta otrā - dati tiek nolasīti un apstrādāti automātiski. Šāda pieeja ļauj samazināt manuālo darbu, mazināt kļūdu risku un padarīt rēķinu apriti pārskatāmāku. Uzņēmumiem, kas ikdienā apstrādā lielu rēķinu skaitu, tas ilgtermiņā var būt būtisks laika un resursu ietaupījums. Savukārt VID tas ļaus veicināt caurspīdīgāku darījumu uzskaiti.

Valsts līmenī e-rēķini tiek uzskatīti arī par vienu no instrumentiem ēnu ekonomikas mazināšanai, jo strukturēti dati ļauj efektīvāk analizēt darījumus un savlaicīgāk pamanīt neatbilstības. Tomēr ir svarīgi saprast, ka uzņēmēju zināšanas viedajās tehnoloģijās atšķiras. Vienam uzņēmumam jau ir ieviesta moderna grāmatvedības programma, automatizēti rēķinu izrakstīšanas procesi un digitāli sakārtota dokumentu aprite. Savukārt liela daļa mazo uzņēmumu un pašnodarbināto vēl aizvien rēķinus sagatavo manuāli, izmantojot Word vai Excel šablonus. Tieši tāpēc e-rēķinu ieviešana nav tikai tehnisks jautājums. Ikvienam uzņēmumam un saimnieciskās darbības veicējam ir  jāizprot, kā mainīsies rēķinu izrakstīšanas kārtība, kur rēķini tiks saglabāti, kā tie tiks nosūtīti klientiem, kā saņemtie rēķini nonāks grāmatvedībā un kurš uzņēmumā par šo procesu būs atbildīgs.

Kā sagatavoties e-rēķinu ieviešanai?

E-rēķinu ieviešana Latvijā notiek pakāpeniski un jau šobrīd strukturētie e-rēķini ir aktuāli uzņēmumiem, kas sadarbojas ar valsts un pašvaldību iestādēm. Savukārt no 2028. gada 1. janvāra e-rēķinu izmantošana būs obligāta arī uzņēmumu savstarpējos darījumos jeb B2B segmentā. Tas nozīmē, ka jau pavisam drīz e-rēķini kļūs par ikdienu lielākajai daļai uzņēmumu.

Šīs izmaiņas skars gan SIA, gan individuālos komersantus, gan saimnieciskās darbības veicējus, gan biedrības un citas organizācijas, kurām ir jāizraksta attaisnojuma dokumenti par precēm vai pakalpojumiem. Tāpēc uzņēmumiem jau laikus ir jānoskaidro, vai viņu izmantotā grāmatvedības programma atbalsta e-rēķinu sagatavošanu un saņemšanu. Uzņēmumiem, kas jau izmanto profesionālas grāmatvedības programmas vai grāmatvedības ārpakalpojumus, pāreja uz e-rēķiniem, visticamāk, būs krietni vienkāršāka. Daudzās grāmatvedības sistēmās jau ir ieviesti vai tiek attīstīti risinājumi strukturēto e-rēķinu sagatavošanai, nosūtīšanai un apstrādei.

Savukārt uzņēmumiem, kas rēķinus sagatavo manuāli, šī pāreja var radīt daudz jautājumus Ko darīt, ja rēķini līdz šim tika rakstīti Excel failā? Kā nosūtīt e-rēķinu, ja nav grāmatvedības programmas? Vai būs nepieciešams iegādāties jaunu grāmatvedības sistēmu? Šie ir praktiski jautājumi, uz kuriem uzņēmējiem jāmeklē atbildes savlaicīgi, nevis brīdī, kad e-rēķinu izmantošana jau būs kļuvusi obligāta.

Lai gan šobrīd  2028. gads vēl šķiet ļoti tālu, uzņēmumiem nevajadzētu atlikt gatavošanos uz pēdējo brīdi. Pieredze rāda, ka jaunu prasību ieviešana vienmēr aizņem vairāk laika, nekā sākumā šķiet. Ja līdz šim rēķini tika glabāti dažādās mapēs, e-pastos vai manuāli pārsūtīti grāmatvedim, šis ir īstais brīdis padomāt par efektīvāku un pārskatāmāku procesu. Jo savlaicīgāk uzņēmums sāks gatavoties, jo mazāks būs risks, ka e-rēķinu ieviešanas brīdī radīsies tehniskas kļūmes.